Por más sencillo que suene, se considera que una reunión es efectiva cuando cumple el objetivo para el cual fue convocada. Esto se ha convertido en un gran reto para los ejecutivos.
Boris Ríos
Una reunión puede resultar en la consecución de una nueva estrategia para competir o en un despilfarro de tiempo, dinero y energía sin mayores beneficios.
La diferencia está en el cómo se ejecutan los puntos principales para ir hacia los objetivos. En una pauta tan sencilla se encuentran las fallas medulares de muchos gerentes.
Karima Fung, gerente comercial de 360° Eventos Empresariales, S.A., recomienda que lo primordial al momento de realizar una reunión ejecutiva es definir qué se quiere lograr con esta: rentabilidad traducida en dinero o rentabilidad traducida en posicionamiento de la empresa, viéndolo desde el punto de vista de una inversión. Una vez definido esto se debe estipular un presupuesto con los costos estimados, considerando inclusive gastos imprevistos que puedan aparecer durante la organización del evento.
En su opinión, el éxito de cada evento va a depender de la calidad de proveedores que se seleccione para gestionar todo lo necesario. “Pregúntese usted… ¿vale la pena invertir en la contratación de estos servicios para el éxito de su evento o prefiere improvisar y poner en riesgo su imagen, su marca y, por ende, su empresa?”, comenta la experta.
De acuerdo con José Manuel Vecino, autor del artículo “Impacto de las reuniones efectivas en la productividad”, las reuniones deben tener un propósito claro por parte de quienes las convocan y también en aquellos que han sido citados, para que en ese sentido tengan claro que a las reuniones no necesariamente debe asistir todo el grupo, sino solo aquellos que por su función o responsabilidad puedan contribuir en la toma de decisiones o ejecución de las actividades que allí se planteen.
El autor recomienda que la duración debe estar determinada por la agenda y es preciso que cada asistente conozca de antemano cuál será su aporte y qué información o documentos debe llevar, con el fin de no improvisar en sus intervenciones, sino que por el contrario, se ajusten a los temas propuestos.
Las reuniones ejecutivas no deben pasar de una hora o dos a lo sumo, con el fin de permitir que los asistentes puedan organizar su agenda para nuevas reuniones u otras actividades.
Recomendación ejecutiva
La puntualidad al iniciar y finalizar las reuniones siguen siendo vitales para el éxito. Realizar la convocatoria con un tiempo prudente de anticipación para que los participantes puedan organizar sus horarios es una de las estrategias que aplica Marta Fernández de Marzal, directora de Comunicaciones y RSC de Basic Energy, para que sus reuniones ejecutivas sean plenamente exitosas.
Además, la ejecutiva recomienda convocar a todas las partes involucradas, siempre asegurando que el número de participantes sea manejable para poder llegar a conclusiones y tomas de decisiones oportunas.
Circular la agenda de antemano con los puntos a tratar entre los participantes, para que tengan pendiente de qué se va a hablar y vayan preparados para dar su retroalimentación, es otro de los tips que brinda Marzal.
“En la medida de lo posible, se limita el tiempo de las reuniones a un máximo de dos horas para que sean más efectivas”, agrega. Al concluir, sugiere circular una minuta con los puntos más relevantes que se trataron en la reunión para que los participantes la tengan como referencia de los temas a los que tienen que dar seguimiento.
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